Updated: Apr 29, 2024
E-Verify es un componente clave en el proceso de verificación del empleo en Estados Unidos, que permite a las empresas comprobar la legalidad de su mano de obra cotejando las nuevas contrataciones con los registros del gobierno.
Este sistema, desarrollado conjuntamente por el Departamento de Seguridad Nacional y la Administración de la Seguridad Social, proporciona un medio electrónico para esta verificación, garantizando comprobaciones rápidas y precisas directamente alineadas con las bases de datos federales.
A pesar de su carácter no obligatorio, E-Verify ha sido ampliamente adoptado por empleadores de diversos sectores, mejorando el cumplimiento y reduciendo el empleo ilegal.
Eficazmente cruza los datos que los empleados presentan en sus formularios I-9 con los registros del gobierno, ayudando a los empresarios a cumplir las leyes federales de inmigración y manteniendo al mismo tiempo la integridad de su plantilla.
E-Verify es un sistema basado en Internet gestionado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) de EE.UU. en colaboración con la Administración de la Seguridad Social (SSA).
Su objetivo principal es ayudar a las empresas a verificar la elegibilidad de empleo de sus empleados, garantizando que las personas contratadas están legalmente autorizadas a trabajar en los Estados Unidos.
El programa es voluntario para la mayoría de las empresas, pero se convierte en obligatorio para aquellas con contratos o subcontratos federales que contengan la cláusula E-Verify del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR).
El sistema compara la información del Formulario I-9 (Verificación de la Elegibilidad para el Empleo) de un empleado con los datos que posee el gobierno federal en las bases de datos del DHS y la SSA.
El objetivo es confirmar que la información proporcionada por los empleados en sus formularios I-9 coincide con los registros del gobierno, confirmando así su elegibilidad para trabajar en EE.UU.
E-Verify se ha diseñado como un proceso rápido y sencillo para que las empresas confirmen que sus empleados cumplen los requisitos para trabajar en Estados Unidos. He aquí un desglose paso a paso de cómo funciona normalmente:
En primer lugar, las empresas deben inscribirse en el programa a través del sitio web de E-Verify. Este proceso implica la creación de una cuenta, la firma de un Memorando de Entendimiento (MOU) y la realización de un curso obligatorio de formación en línea.
ElMOU describe las responsabilidades tanto del empleador como del gobierno federal.
Tras contratar a un nuevo empleado, la empresa debe cumplimentar el formulario I-9, que requiere la recogida de documentos de identificación del empleado.
A continuación, el empresario introduce los datos del formulario I-9 del empleado en el sistema E-Verify, incluida información como el nombre, la fecha de nacimiento, el número de la Seguridad Social y el estatus de ciudadanía del empleado.
Una vez enviada la información, E-Verify la coteja con los registros de que disponen la SSA y el DHS. Si la información coincide, E-Verify devolverá un resultado de "Empleo autorizado" en pocos segundos.
Si no coincide, E-Verify emitirá una "No confirmación provisional (TNC)". Una TNC significa que la información introducida no coincide con los registros del gobierno y el empleado debe tener la oportunidad de impugnar el resultado.
Si se emite una TNC, el empleado debe decidir si impugna el resultado. Si el empleado decide impugnarla, debe acudir a una oficina de la SSA o ponerse en contacto con el DHS para resolver el problema en un plazo de ocho días laborables del gobierno federal. El empleador debe comprobar E-Verify periódicamente para obtener actualizaciones sobre el estado del caso.
Una vez resuelta la discrepancia, E-Verify actualizará el caso con un estado final. Si la información del empleado es confirmada, el caso recibe un estado final de "Empleo Autorizado".
Si la información del empleado no puede ser verificada, E-Verify devolverá una "No confirmación final", y el empleador podrá despedir al empleado basándose en las conclusiones de E-Verify.
E-Verify ofrece numerosas ventajas a las empresas, garantizando una mano de obra legalmente autorizada para trabajar en los Estados Unidos. Una de las principales ventajas es la reducción del empleo ilegal.
Al cotejar la información de los empleados con los registros de que disponen el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y la Administración de la Seguridad Social (SSA), E-Verify identifica rápidamente las discrepancias que puedan indicar una situación laboral no autorizada.
Además, E-Verify ayuda a agilizar el proceso de contratación. Los métodos tradicionales de verificación de los requisitos para trabajar, como las comprobaciones manuales de documentos en papel, llevan mucho tiempo y son propensos a errores humanos.
E-Verify automatiza estas comprobaciones, proporcionando resultados en cuestión de segundos o, como mucho, en unos pocos días. Esta rapidez ayuda a las empresas a cubrir puestos más rápidamente y con mayor confianza en la legalidad de sus decisiones de contratación.
Otra ventaja importante es la disuasión del fraude. E-Verify dificulta que los empleados utilicen documentos falsos o prestados para conseguir un empleo, ya que requiere cotejar información específica con bases de datos federales.
Este sistema mejora el cumplimiento de las leyes de inmigración en el lugar de trabajo y reduce la probabilidad de sanciones para los empresarios.
A pesar de sus ventajas, E-Verify no está exento de retos y limitaciones. Uno de los principales problemas es la posibilidad de que se produzcan errores en el sistema. Estos errores pueden deberse a desajustes en los registros gubernamentales, como información obsoleta o introducida incorrectamente.
Cuando se producen errores, pueden retrasar el proceso de contratación y obligar a los empleados a realizar engorrosos trámites para corregir sus registros, lo que genera molestias y posibles pérdidas de trabajo.
El uso de E-Verify también plantea problemas de privacidad. El sistema requiere el almacenamiento y manejo de información personal sensible, que debe protegerse de posibles violaciones.
Los empleadores y el gobierno deben garantizar la aplicación de medidas sólidas de seguridad de los datos, lo que puede implicar costes y recursos significativos.
Además, la carga que supone el cumplimiento de la normativa para las pequeñas empresas puede ser considerable. Mientras que las grandes empresas pueden tener los recursos para gestionar los requisitos de E-Verify sin problemas, las pequeñas empresas pueden tener dificultades con la carga administrativa adicional.
Comprender y aplicar correctamente el sistema puede requerir formación y ajustes en las prácticas de RRHH existentes, lo que puede resultar engorroso para las pequeñas empresas.
La participación en E-Verify es obligatoria para determinados tipos de empresas. Por ejemplo, los contratistas federales o los empresarios de los estados que han aprobado leyes que exigen el uso de E-Verify deben cumplirlas. Para la mayoría de las demás empresas, la participación sigue siendo voluntaria.
La decisión de participar voluntariamente puede estar influida por varios factores, incluido el deseo de garantizar una mano de obra legal y evitar posibles problemas legales relacionados con el empleo de indocumentados.
Los empleadores que opten por utilizar E-Verify deben adherirse a requisitos legales específicos para mantener el cumplimiento:
Deben asegurarse de que E-Verify se utiliza para todas las nuevas contrataciones, no de forma selectiva.
Los empresarios deben publicar avisos en los que informen a sus trabajadores sobre el uso de E-Verify y sobre el derecho del empleado a impugnar cualquier problema.
Es fundamental que las comprobaciones de E-Verify se realicen sólo después de que el empleado haya aceptado una oferta de trabajo y cumplimentado el formulario I-9.
El incumplimiento de los requisitos de E-Verify puede acarrear graves consecuencias. Las sanciones pueden incluir multas, exclusión de la contratación federal y, en casos graves, cargos penales si se descubre que la empresa emplea a sabiendas a trabajadores no autorizados.
Las auditorías periódicas y los controles de cumplimiento son esenciales para evitar estas sanciones.
El proceso tradicional I-9 requiere que los empleadores verifiquen la identidad y la autorización de empleo de sus empleados mediante el examen de diversos documentos presentados por el empleado.
A diferencia de E-Verify, el I-9 no implica comprobaciones en tiempo real con las bases de datos gubernamentales y, por tanto, es menos sólido a la hora de detectar problemas de autorización. Sin embargo, es más sencillo y no requiere el mismo nivel de formación y supervisión del cumplimiento que E-Verify.
E-Verify ofrece varias ventajas:
Mayor precisión en la verificación, lo que reduce el riesgo de emplear a trabajadores no autorizados.
Los resultados en tiempo real ayudan a acelerar el proceso de toma de decisiones para la contratación.
Sistema respaldado por el gobierno que proporciona un cierto nivel de tranquilidad y protección legal en el cumplimiento de las leyes de empleo.
En algunos casos, los métodos tradicionales pueden seguir siendo preferibles. Por ejemplo, las pequeñas empresas sin los recursos para gestionar el proceso E-Verify pueden encontrar el tradicional I-9 suficiente y menos oneroso.
Además, en las localidades donde E-Verify no es obligatorio, los costes y la complejidad de la aplicación pueden ser mayores que los beneficios para algunos empleadores.
E-Verify se erige como un componente fundamental para garantizar las prácticas de empleo legal en los EE.UU., agilizando el proceso de confirmación de la elegibilidad de trabajo y ayudando a las empresas a mantener el cumplimiento de las leyes de inmigración.
Apoya la integridad del proceso de contratación reduciendo el riesgo de emplear a trabajadores no autorizados.
A medida que el sistema sigue evolucionando, se prevén mejoras en la precisión y la experiencia del usuario.
Los empleadores deben mantenerse al día sobre los avances de E-Verify para beneficiarse plenamente de sus capacidades, garantizando al mismo tiempo que el equilibrio entre la aplicación efectiva y la protección de los derechos individuales sigue siendo una prioridad.
Referencia: https://www.e-verify.gov/about-e-verify/what-is-e-verify
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